Da mesma forma que na economia "não existe almoço de graça" (), não existe prazo de pagamento sem juros.

Gestão de Capital de Giro - Contas a Pagar

No Brasil, em função de nossa memória inflacionária e da elevada taxa de juros real, a gestão de capital de giro torna-se ainda mais relevante. Para você que se esqueceu, o capital de giro é o valor investido nos ativos circulantes (Caixa, Contas a Receber e Estoques) e o capital de giro líquido é o capital de giro, deduzido do valor de contas a pagar (maior componente do passivo circulante)

O contas a pagar, fruto do prazo de pagamento dado por fornecedores, governo e até pelos funcionários é o valor que reduz o investimento necessário para o capital de giro.

Independente do segmento de negócio, seja indústria, serviços ou comércio, você tem fornecedores e esses fornecedores podem receber a vista ou a prazo, o que no caso forma seu "Contas a Pagar".

Não existe almoço de graça...

Quanto maior o valor e o prazo da compra, maior será seu "contas a pagar" e conseqüentemente menor o investimento no capital de giro. Alguns colegas menos prudentes costumam afirmar que o "contas a pagar" representa uma fonte de financiamento não onerosa, isto é, sem juros. Isso pode ser verdade para os impostos e salários e encargos, mas raramente é verdadeiro no que diz respeito aos fornecedores, principalmente no Brasil, onde as taxas de juros são pra lá de salgadas.

Como você gestor já sabe, o dinheiro tem valor no tempo e assim, se alguém lhe oferece um produto por $100, para pagamento em 30 dias e diz que não está cobrando juros ,ele está no mínimo equivocado. A não ser que a empresa seja um banco ou um gestor de cartões de crédito, onde os principais recursos financeiros estão no contas a pagar. E normalmente sem ônus.

Para gerir com inteligência seu contas a pagar você deve exigir um desconto para pagamento a vista e só depois que obter essa condição de preço é que você deve decidir se quer financiar a compra através do crédito de seu fornecedor (também chamado de crédito mercantil) ou pagar mesmo a vista, utilizando outra fonte de financiamento disponível, se possível a um custo menor.

Na verdade, o bom comprador discute o preço à exaustão e só depois que obteve o menor preço e o fornecedor já estiver "nocauteado", é que se pergunta: E agora, quanto você vai me dar de prazo?

A opção de financiamento vai depender da disponibilidade e dos custos das alternativas de crédito. Lembre-se que ao se financiar com o fornecedor por um mês a uma taxa de 2% ao mês, por exemplo, você vai pagar ICMS, IPI, PIS/COFINS (+/- 35%) sobre o valor da mercadoria ($100) e sobre os 2% adicionais de juros, ao passo que se você pagar á vista, e se financiar com o banco, só vai pagar de imposto o IOF (+/- 1,9% a.a) sobre o valor do empréstimo de $100. É preciso fazer contas, vamos a elas.

Descontos por pagamento antecipado - Use sempre

Alguns fornecedores ainda oferecem condições de crédito em que há um desconto para pagamento num determinado prazo e a perda desse desconto para pagamento num prazo maior. Podemos dizer que há um período de crédito gratuito e um período de crédito oneroso.

A regra então é sempre utilizar o período de crédito gratuito e só utilizar o período de credito oneroso após calcular o custo desse financiamento e comparar com outras alternativas. Por exemplo, se seu fornecedor "bonzinho" te vende um produto a $100 e diz que você tem 2% de desconto para pagamento em até 10 dias e nada de desconto para pagamento em 30 dias, a taxa de juros que ele estará te cobrando será:

a- Na verdade o preço líquido para pagamento em dez dias é $98 (2% desconto sobre $100)

b- Se quiser se financiar por mais de 20 dias, vai pagar então $100 = $98 + $2 de juros

c- Calculando-se o custo efetivo anual de juros, temos:

i.  2 % de desconto           (Elevado) a                        360
(100- % de desconto)                         (Dias de Fat. (-) Período de desconto)

ii. 2% = 2,04%
  98%

iii. Prazo de financiamento 20 dias. Para se achar o custo anual temos que elevar a 360/20 ou seja, 18

iv. Assim temos, taxa efetiva anual = (1+0,024)^( elevado) a 18

v. 43,9% ao ano

Agora é só comparar os 43,9% ao ano, oriundos daqueles 2% a mais por 20 dias, com outras alternativas de financiamento disponíveis no mercado. Só para exemplificar, hoje um empréstimo de capital de giro custa em média 22% ao ano para empresas médias.

Prevenindo erros, atrasos, pagamentos em duplicidade e até fraudes

A falta de sistemas integrados de informação, a não familiaridade dos funcionários do contas a pagar com os processos e fornecedores, acabam muitas vezes por ocasionar erros, pagamentos com atraso e multas, além de pagamentos em duplicidade do mesmo título e até a ocorrência de fraudes.

Uma forma bem simples que não requer sistemas sofisticados de informação e tampouco uma estrutura de controle muito sofisticada é o chamado sistema de checagem de três pontos, que os "gringos" apelidaram de "3 three way match".

O objetivo deste método é evitar a ocorrência de erros, pagamentos em duplicidade e fraudes.

Os três documentos:

Consiste em se comparar 3 documentos que necessariamente devem estar presentes no processo e emitidos com a adequada segregação de funções (quem compra não recebe, e quem recebe não paga):

- Pedido de Compra;

- Relatório de Recebimento;

- Titulo/ duplicata a pagar.

Comparação dos documentos:

Consiste na comparação dos três documentos em termos de quantidade, preço unitário, prazos e especificações. O que solicitamos efetivamente foi aquilo que recebemos e é aquilo que estão nos cobrando?

Após a comparação e a confirmação de que todos os itens acima "conferem", a duplicata poderá seguir o fluxo para pagamento.

Eficiência

Para que o processo de contas a pagar seja eficiente e eficaz recomendamos:

Estabeleça prazos mínimos de pagamento, isto é, nada pode ser pago com menos de 5 dias úteis entre a entrada da nota fiscal e o pagamento, evitando correrias e erros daí decorrentes.Estabeleça dias específicos para pagamento, (uma vez por semana, por quinzena) pois isto disciplina, melhora o processo e você ganha alguns dias, desde que não cobrem mais por isso.Prazos negociados com fornecedores devem contar a partir da entrega da mercadoria, ou se isso for impossível, adicione o lead-time (prazo de entrega) ao prazo negociado e caso a mercadoria leve mais tempo pra chegar que o combinado, acrescente ao prazo de pagamento.Nas compras em que há crédito de ICMS, IPI, PIS/COFINS, procure fazer com que a mercadoria e conseqüentemente o crédito entre no final do mês, para que o aproveitamento do crédito ocorra imediatamente, diminuindoo valor do pagamento desses impostos no mês vindouro.

É isso amigo gestor, fale com seu gestor de compras e discuta essas idéias e faça com que ele incorpore as variáveis financeiras e de gestão de giro em seu modelo de decisão de compras.

() frase atribuída á Milton Friedman – Nobel de Economia em 1976